كم من الوقت يجب عليك الاحتفاظ بسجلات الضرائب?

من الواضح أن الاحتفاظ بالإقرارات الضريبية والمستندات التي استخدمتها لإكمالها أمر بالغ الأهمية إذا كنت قد خضعت للتدقيق. يعتبر قانون القيود المفروضة على عمليات تدقيق مصلحة الضرائب عاملاً رئيسيًا في تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات الضريبية. يمكن أن يساعدك الاحتفاظ بالسجلات بشكل جيد أيضًا إذا كنت بحاجة إلى تقديم إقرار معدل لأنك اكتشفت خطأً أو علمت بتخفيض ضريبي كان يجب أن تطالب به.

إذا كنت تتساءل عن المدة التي تستغرقها للاحتفاظ بسجلات الضرائب ، فإليك ما توصي به مصلحة الضرائب بناءً على المدة التي يجب أن تعود عليك فيها بالأسئلة.

ثلاث سنوات

• في حالات الإيداع الضريبي النموذجية ، أمام مصلحة الضرائب ثلاث سنوات لتقرير ما إذا كانت ستدقق - أو كما تفضل الوكالة أن تسميها - فحص عودتك. هذا يعني أنه يجب عليك الاحتفاظ بسجلاتك الضريبية لمدة ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار الأصلي. هذه ممارسة جيدة أيضًا ، لأن لديك بشكل عام ثلاث سنوات من تاريخ تقديم الإقرار - أو عامين من تاريخ دفع الضريبة ، أيهما لاحقًا - للمطالبة باسترداد أو ائتمان من مصلحة الضرائب.

• يجب عليك أيضًا التمسك بسجلات الضرائب لمدة ثلاث سنوات إذا قدمت مطالبة للحصول على ائتمان أو استرداد بعد تقديم الإقرار الأصلي. يمكن تحويل الحد الأقصى هنا إلى عامين من تاريخ دفع أي ضريبة مستحقة ، إذا كان هذا التاريخ متأخرًا عن حد الثلاث سنوات.

»المزيد: تعرف على ما إذا كنت قد أغفلت أيًا من هذه الإعفاءات الضريبية الشائعة

ست سنوات

• تنطبق فترة المراجعة التي تبلغ مدتها ثلاث سنوات والمبادئ التوجيهية المرتبطة بحفظ السجلات في ظروف الإيداع القياسية. ومع ذلك ، إذا لم تقم بتضمين جميع أرباحك في 1040 ، فإن مصلحة الضرائب تحصل على فترة أطول لاتخاذ قرار بشأن تدقيق محتمل ، لذلك تحتاج إلى الاحتفاظ بسجلاتك الضريبية لفترة أطول أيضًا.

• على وجه التحديد ، إذا قللت من الإبلاغ عن دخلك بأكثر من 25٪ ، فسيتم مضاعفة قانون التقادم: أمام مصلحة الضرائب ست سنوات لتقرر ما إذا كانت ستراجع عائدك. للتعامل مع أي أسئلة ، يجب أن تكون لديك مستندات ضريبية بقيمة ست سنوات في متناول اليد.

سبع سنوات

• في بعض الأحيان رهان الأسهم لا يؤتي ثماره. في مثل هذه الحالات ، يمكنك شطب الخسارة من "الأمان الذي لا قيمة له. "إذا فعلت ذلك ، احتفظ بهذه السجلات لمدة سبع سنوات. هذه هي المدة التي يجب أن تعود بها مصلحة الضرائب بأسئلة حول استثمارك السيئ.

• نفس الإطار الزمني ينطبق على الخصومات للديون المعدومة.

إلى أجل غير مسمى

هناك بعض الحالات التي يمكن فيها الاحتفاظ بسجلات ضريبية إلى الأبد.

• قل إن شخصًا ما - وليس أنت بالطبع - يرتكب الاحتيال الضريبي. لا يوجد قانون للقيود على عمليات تدقيق الاحتيال الضريبي. عندما تشتبه مصلحة الضرائب الأمريكية في أن شخصًا ما قد أدخل معلومات غير قانونية عند الإرجاع ، يمكنها التحقيق في أي وقت ، وليس فقط خلال فترة الثلاث سنوات القياسية.

• تحتاج أيضًا إلى الاحتفاظ بوثائق توضح سبب عدم تقديم الإقرار الضريبي. نعم ، يبدو هذا وكأنه محاولة لإثبات سلبي ، ولكن ، على سبيل المثال ، إذا أخذت إجازة لمدة عام لرعاية قريب مريض ولم تكسب دخلاً كافيًا لمطالبتك بتقديم ملف ، فسيؤدي إثبات ذلك إلى قصر الدائرة فحص مصلحة الضرائب المفصل للسنة الضريبية المفقودة.

ما هي السجلات الضريبية للاحتفاظ بها

فئة

العناصر

حتى بعد مرور قانون التقادم والتخلص من المستندات الداعمة ، احتفظ بنسخة من الإقرار الضريبي لكل عام الذي تقدمه. هذا لا يشمل فقط 1040 نفسه ، ولكن أيضًا أي جداول مرتبطة أرسلتها إلى مصلحة الضرائب في ذلك العام. غالبًا ما تكون هناك حاجة إلى هذه عند التقدم للحصول على قرض أو مساعدة مالية أخرى ، مثل أموال للكلية.

كيف تحتفظ بسجلاتك الضريبية

إن تحديد مدة الاحتفاظ بالسجلات الضريبية يعني تحديد مكان الاحتفاظ بكل هذه الأوراق. هذه ليست مشكلة.

• لا يتطلب القانون أي نظام خاص لحفظ السجلات لجميع دافعي الضرائب. يمكنك الاحتفاظ بسجلاتك بأي طريقة تناسبك بشكل أفضل ، طالما أنها تسمح لك بإنتاج المواد إذا طلبت مصلحة الضرائب الأمريكية. بالنسبة لمعظم دافعي الضرائب في الوقت الحاضر ، هذا يعني الوصول إلى السجلات في شكل رقمي.

• يمكن أن يوفر لك تحويل السجلات الضريبية وغيرها من السجلات المالية الرئيسية إلى تنسيق إلكتروني مساحة كبيرة وتجنب بعض القلق بشأن طول المدة التي تستغرقها للاحتفاظ بالسجلات الضريبية. كل ما تتطلبه مصلحة الضرائب الأمريكية هو أن يفي تخزين السجلات الإلكترونية الخاص بك بنفس المعايير التي تنطبق على النسخ المطبوعة. هذا يعني أنه عند استبدال الإصدارات الورقية ، يجب عليك صيانة أنظمة التخزين الإلكترونية طالما قد تكون هناك حاجة إليها بموجب قوانين الضرائب الخاصة بالحد.